Contexte
FHI 360 est une organisation à but non lucratif dédiée au développement humain qui s'engage à améliorer durablement les conditions de vie en proposant des solutions intégrées et adaptées au contexte local. Notre personnel comprend des experts dans les domaines de la santé, de l'éducation, de la nutrition, de l'environnement, du développement économique, de la jeunesse, de la recherche, de la technologie, de la communication et du marketing social, créant ainsi un ensemble unique de compétences pour relever les défis interdépendants du développement actuel.Nous recherchons actuellement des candidats qualifiés pour deux postes de Chargé(e) des Achats pour les projets de santé EpiC et STRIDES au Sénégal.
« Meeting Targets and Maintaining Epidemic Control » (EpiC) et STRIDES sont des projets globaux financés par le Département d’État des États-Unis (DOS) et PEPFAR. Ils visent à fournir une assistance technique stratégique ainsi que des services directs afin de contribuer au contrôle de l’épidémie de VIH ; renforcer la sécurité sanitaire mondiale (SSM), notamment la riposte aux épidémies ; et améliorer les résultats en matière de santé maternelle, néonatale et infantile (SMNI), de nutrition et de lutte contre le paludisme. Dans l’ensemble de ces domaines de santé, EpiC et STRIDES contribuent à renforcer la résilience des systèmes de santé en dotant les gouvernements de capacités nécessaires pour gérer, fournir et financer les services de santé de manière efficace.
Résumé du poste
En coordination avec le/la Responsable des Achats Senior, le/la Chargé(e) des Achats apporte un appui à l’ensemble des activités d’approvisionnement, de gestion des stocks, de suivi des demandes et des processus d’achats, ainsi qu’aux préparations liées aux audits au niveau des bureaux. Il/elle veille à ce que les équipes programmes et opérations disposent des biens et services nécessaires en temps voulu, afin de soutenir efficacement les populations ciblées, dans le strict respect des politiques et procédures de l’organisation ainsi que des exigences du bailleur.
Compétences et responsabilités
- Identifie les principaux biens et services requis à court terme sur la base du portefeuille du programme assigné et des opérations.
- Conduit des études de marché régulières et identifie les fournisseurs les plus compétitifs en termes de rapport qualité/prix.
- Collabore avec les partenaires et le secteur privé pour identifier de nouveaux fournisseurs, en privilégiant les acteurs locaux et les achats groupés afin d’optimiser les coûts et les conditions contractuelles, vérifie leur éligibilité.
- Assure le suivi des relations avec les fournisseurs locaux et réalise, si nécessaire, des visites sur site afin de vérifier le respect des engagements contractuels.
- Assure une veille continue sur les évolutions fiscales et douanières (TVA, taxes, droits de douane, frais et charges) ainsi que sur les procédures d’importation applicables.
- Met à jour de façon systématique l’inventaire de l’ensemble des équipements des bureaux pour le programme assigné, en veillant à l’exactitude, à la traçabilité et à la disponibilité des informations.
- Appuie la mise en place et la gestion d’un réseau de fournisseurs préférentiels au niveau national, notamment dans les zones d’intervention, afin d’assurer la disponibilité rapide des biens et services. Assure également le suivi de la performance des fournisseurs et formule des recommandations d’amélioration.
- Veille à ce que l’ensemble des achats soit réalisé de manière efficace, dans le respect des politiques et du Manuel des Achats de FHI 360, ainsi que des exigences des bailleurs.
- Analyse l’ensemble des demandes d’achat afin de vérifier les prix cibles, la clarté des spécifications et des exigences, ainsi que l’obtention des autorisations requises.
- Vérifie que toutes les demandes de devis (RFQ) présentent clairement toutes les spécifications et exigences de la demande d’achat.
- Analyse et compare les offres et devis reçus par rapport aux prix cibles et aux spécifications validées, et élabore des tableaux comparatifs ainsi que des notes de synthèse des propositions.
- Organise, si nécessaire, les Comités d’Évaluation des Offres (CEO) conformément aux procédures de FHI 360 et veille à ce que les offres soient analysées de manière compétitive et complète, en intégrant l’ensemble des coûts et avantages.
- Négocie systématiquement avec les fournisseurs les meilleurs prix, ainsi que des conditions de paiement et de livraison avantageuses, y compris les modalités de transport lorsque cela est nécessaire.
- Sélectionne le fournisseur le plus approprié, en fonction du prix, de la qualité et des délais de livraison. Détermine les modalités de paiement et de livraison, prépare les bons de commande (PO) et rédige les contrats nécessaires.
- Veille à la mise en œuvre de toutes les démarches nécessaires pour garantir que les achats bénéficient des exonérations prévues par l’Accord avec le Sénégal ainsi que par les accords des bailleurs.
- Assure la gestion, le classement et l’archivage des documents d’achats, ainsi que le suivi structuré des commandes en cours et des modifications associées, afin de garantir la traçabilité et la conformité pour les audits. Tiens le/la Responsable des Achats Senior informé(e).
- Assure la coordination avec les équipes de réception, la vérification de la conformité des livraisons et l’établissement des documents de réception (GRN), ainsi que la communication aux parties prenantes.
- Gère les écarts et non-conformités en collaboration avec les équipes concernées et les fournisseurs, incluant les retours, remplacements ou compléments de marchandises.
- Veille à la conformité et à la qualité des processus d’achats, répond aux demandes d’audit, suit les directives de prévention des fraudes et participe à l’amélioration continue des pratiques d’approvisionnement.
- Contribue à la performance globale de l’équipe en assurant un appui transversal, en prenant en charge des tâches additionnelles selon les besoins et en favorisant un bon esprit de collaboration et de productivité.
Connaissances et compétences
- Capacité à gérer plusieurs tâches et demandes de façon simultanées, à établir des priorités et à travailler efficacement dans un environnement soumis à des délais précis.
- Solides compétences en communication orale et écrite en français, axée sur le service clientèle, capacité à interagir de manière professionnelle avec un personnel et des intervenants externes de cultures diverses.
Encadrement hiérarchique
- Relève de le/la Responsable des Achats Senior.
- Encadre un(e) Assistant(e) Achats.
Formation et expérience
- BAC+2 en gestion des fournitures et des achats ou dans un domaine connexe (administration des affaires, logistique, administration…).
- Minimum 3 ans d'expérience professionnelle dans le domaine des achats et approvisionnement et/ou des marchés publics.
- Solide expérience dans la conduite d’études de marché et l’analyse des tendances.
- Bonnes compétences en analyse des données et capacité à interpréter les informations financières et commerciales.
- Maîtrise des applications Microsoft Office (Excel, Outlook, PowerPoint, Word) ; l’expérience en matière de base de données serait un atout.
- Solides compétences analytiques et attention au détail, capacités d’organisation et sens de la négociation.
- Bonne capacité pour la rédaction de rapports, capacité mettre à jour de façon systématique et complète des fichiers et des archives.
- Excellentes capacités de communication à l’oral et à l’écrit en français. La maitrise de l’anglais est un atout.
- Sens élevé de l’éthique, intégrité et transparence.
- Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs priorités.
- Expérience en équipement médical est un atout.
Exigences physiques habituelles
- Environnement de bureau classique.
- Capacité à passer de longues heures devant un écran d'ordinateur et à effectuer des tâches répétitives au clavier.
- Capacité à rester assis et debout pendant de longues périodes.
- Capacité à soulever/déplacer jusqu’à 2.3kg.
Technologies à utiliser
- Ordinateur personnel, Microsoft Office 365 (c'est-à-dire Word, Excel, PowerPoint, Skype/TEAMS, messagerie électronique), téléphone de bureau, téléphone portable et imprimante/photocopieuse.
Déplacements
- A hauteur de 10% à l’échelle nationale.
FHI 360 offre une rémunération compétitive et est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances. Les candidats intéressés sont encouragés à soumettre leur dossier de candidature composé de :
1. Un Curriculum Vitae mis à jour de 4 pages maximum
2. Une lettre de motivation de 2 pages maximum
3. Une copie du dernier diplôme.
The expected hiring salary range for this role is XOF 12,500,000 - 14,000,000 annually for basic salary. When determining an offer amount, FHI 360 factors in multiple considerations, including but not limited to: relevant years of experience and education possessed by the applicant, internal equity, market pay, and budget.
This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.
FHI 360 is an equal opportunity and affirmative action employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable law.
Our values and commitments to safeguarding: FHI 360 is committed to preventing any type of abuse, exploitation and harassment in our work environments and programs, including sexual abuse, exploitation and harassment. FHI 360 takes steps to safeguard the welfare of everyone who engages with our organization and programs and requires that all personnel, including staff members and volunteers, share this commitment and sign our code of conduct. All offers of employment will be subject to appropriate screening checks, including reference, criminal record and terrorism finance checks. FHI 360 also participates in the Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme (MDS), facilitated by the Steering Committee for Humanitarian Response. In line with the MDS, we will request information from job applicants’ previous employers about any substantiated findings of sexual abuse, exploitation and/or harassment during the applicant’s tenure with previous employers. By applying, job applicants confirm their understanding of these recruitment procedures and consent to these screening checks.
FHI 360 will consider for employment all qualified applicants, including those with criminal histories, in a manner consistent with the requirements of applicable state and local laws.
FHI 360 will never ask you for your career site username or password, and we will never request money, goods or services during the application, recruitment or employment process. If you have questions or concerns about correspondence from us, please email CareerCenterSupport@fhi360.org.
FHI 360 fosters the strength and health of its workforce through a competitive benefits package, professional development and policies and programs that support a healthy work/life balance. Join our global workforce to make a positive difference for others — and yourself.
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