Office Koordinator*in

Sie wollen mit Ihrer Arbeit etwas bewegen, Verantwortung übernehmen und so die Rahmenbedingungen für Spitzenforschung und -lehre schaffen? Bei uns finden Sie das Umfeld, in dem Sie Ihr Potenzial entfalten können. An einer der größten und modernsten Wirtschaftsuniversitäten Europas. Auf einem Campus, an dem Arbeitsqualität auch Lebensqualität ist. Wir suchen Verstärkung im

Department-Office Volkswirtschaft
Teilzeit, 24 Stunden/Woche
Ab 01.07.2026 ersatzmäßig befristet bis 31.12.2030  Sie organisieren und kommunizieren gerne und möchten die Volkswirtschaft an der WU aus der Nähe kennenlernen? In dieser abwechslungsreichen Rolle sind Sie die zentrale Schnittstelle zwischen akademischer Einheit, Department, Studierenden und Lehrenden und halten mit Überblick und Hands-on-Mentalität den Betrieb am Laufen.

Was Sie erwartet

• Finanzen: Sie verwalten Budgets in SAP, erstellen Finanzberichte, bearbeiten Reisekostenabrechnungen, Refundierungen und die gesamte Rechnungsabwicklung Ihrer akademischen Einheit.
• Drittmittel-Projekte: Sie unterstützen wissenschaftliche Mitarbeiter*innen bei Einreichung, Verwaltung, Finanzberichten und Abrechnung von Drittmittel-Projekten, behalten den Budget-Überblick in SAP und sorgen für fristgerechte, korrekte Dokumentation.
• Datenbanken & Publikationen: Sie pflegen die Forschungsdatenbank PURE laufend und erfassen Research Papers sowie Publikationen des Departments zuverlässig und vollständig. 
• Sekretariat & Infrastruktur: Sie unterstützen Ihre akademische Einheit und das Department Office selbstständig in der Verwaltung, buchen Lehrräume, bereiten Meetings vor, erledigen kleinere Bestellungen und stellen sicher, dass Ausstattung und Technik in Büros, sonstigen Räumen und Teeküchen funktionieren; Störungen melden Sie proaktiv an die Serviceeinheiten. Zudem betreuen Sie Mitarbeiter*innen und Gäste, inklusive Hotel- und Restaurantreservierungen.
• Front Office: Sie unterstützen 1x/Woche das Front-Office-Team, empfangen Studierende, Lektor*innen, Gäste und Lieferant*innen und arbeiten bei der Department-Verwaltung mit. 
• Web & Kommunikation: Sie halten die Webseiteninhalte Ihrer akademischen Einheit und des Departments aktuell (CMS: TYPO3) und sorgen für klare, zielgruppengerechte Informationen.
• Lehrveranstaltungsadministration: Sie verwalten die Verträge externer Lehrender und kommunizieren professionell mit Lehrenden und Studierenden und beantworten Fragen rund um Lehrveranstaltungen. 

Was Sie mitbringen

• Ausbildung: Matura, oder gleichwertige kaufmännische Ausbildung (z.B. kaufm. Kolleg, HAK).
• Zahlenaffinität: Sie arbeiten gerne und detailgenau mit Zahlen (z.B. in Microsoft 365/Excel und SAP) und behalten dabei die größeren Zusammenhänge im Blick.
• IT-Kompetenz: Sehr sicherer Umgang mit Microsoft 365 und SAP; Kenntnisse in TYPO3, KI-Tools und Lernplattformen sind von Vorteil.
• Erfahrung: Einschlägige Berufserfahrung in Assistenz/Sekretariat und in der Verwaltung von Drittmitteln; Kenntnisse im Bildungsbereich sind wünschenswert. Eine hohe Bereitschaft zum selbstständigen Lernen wird vorausgesetzt.
• Engagement: Eigeninitiative, Zuverlässigkeit, vorausschauendes Arbeiten und Anpackmentalität. 
• Arbeitsweise: Ausgeprägter Teamspirit, Organisationstalent und Gelassenheit auch in intensiveren Phasen.
• Sprache und Kommunikation: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mind. C1) in Wort und Schrift; professionelle, serviceorientierte Kommunikation mit unterschiedlichen Zielgruppen.

Was wir Ihnen bieten

• 6 Wochen Urlaub/Erholungszeit
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
• Mobiles Arbeiten
• Vielfältiges Angebot an Weiterbildung
• Zahlreiche Benefits, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-Rabatten
• Sinnstiftende Arbeit, in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Arbeitsklima
• Architektonisch herausragender, moderner Campus mitten in Wien
• Inspirierendes Campusleben mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden
• Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit

Neugierig geworden? Mehr darüber was die WU als Arbeitgeberin besonders macht, erfahren Sie unter www.wu.ac.at/benefits

Das monatliche Mindestentgelt beträgt 1.796,10 Euro brutto. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten können zu einem höheren Einstiegsgehalt führen. Darüber hinaus bieten wir eine Vielzahl an attraktiven Sozialleistungen an.

Wollen Sie Teil der WU werden?
Dann bewerben Sie sich bitte bis spätestens 27.05.2026 (Kennzahl: 2775).
Wir freuen uns auf Sie!