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Aperçu du poste
Nous recherchons un(e) Coordonnateur(trice) de baux rigoureux(se) pour soutenir notre équipe de gestion immobilière dans ses opérations quotidiennes. Ce rôle est idéal pour une personne souhaitant acquérir une expérience pratique en gestion immobilière, en assistant une équipe très expérimentée, multiculturelle et dynamique dans des tâches administratives, opérationnelles et liées aux locataires au sein d’un portefeuille diversifié et en forte croissance.
Soutien administratif et clérical
- Soutenir les tâches administratives incluant la planification, la préparation de documents, l’organisation et la saisie de données
- Aider aux opérations quotidiennes de gestion immobilière et veiller au respect des politiques et procédures internes
- Préparer les communications destinées aux locataires (entretien, conformité, mises à jour opérationnelles, etc.)
- Maintenir et mettre à jour les listes de contacts des locataires
- Organiser et maintenir les dossiers des locataires afin de garantir la mise à jour des informations
- Participer au processus d’intégration des nouveaux locataires
- Coordonner les demandes d’entretien et de services avec les équipes internes, les fournisseurs externes et les parties prenantes
- Surveiller et aider à la gestion des messages provenant de la boîte courriel immobilière partagée (comptabilité, opérations et gestion immobilière)
- Répondre aux demandes et plaintes des locataires en assurant un suivi rapide
- Contribuer à des projets ponctuels au besoi
Facteurs de Succès
- Être actuellement en cours d’obtention ou récemment diplômé(e) d’un diplôme en immobilier, administration des affaires ou dans un domaine connexe
- Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps avec la capacité de gérer plusieurs tâches simultanément
- Excellentes compétences en communication écrite en anglais et en français
- Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Adobe) ; la connaissance de Yardi est un atout
- Grand souci du détail et volonté d’apprendre
- Attitude professionnelle, fiable et proactive
Job Overview
We are seeking a detail-oriented Lease Coordinator to support our Property Management team with daily operations. This role is ideal for someone looking to gain hands-on experience in property management, assisting a very experienced, multicultural, and fun team with administrative, operational, and tenant-related tasks across a diverse and fast-growing portfolio.
Administrative & Clerical Support
- Support administrative tasks including scheduling, document preparation, organization, and data entry
- Assist with day-to-day property management operations and ensure internal policies and procedures are followed
- Prepare tenant communication notices (maintenance, compliance, operational updates, etc.)
- Maintain and update tenant contact lists
- Organize and maintain tenant files to ensure records remain updated
- Support the onboarding process for new tenants
- Coordinate maintenance and service-related requests with internal teams and external vendors and stakeholders
- Monitor and assist with dispatching messages from the shared real estate inbox (accounting, operations, and property management)
- Respond to tenant requests and complaints while ensuring timely follow-ups
- Contribute to ad hoc projects as required
Success Factors
- Currently pursuing or recently completed a diploma or degree in Real Estate, Business Administration, or a related field
- Strong organizational and time management skills with the ability to multitask
- Excellent written communication skills in English and French
- Proficiency with Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Outlook, Adobe); familiarity with Yardi is an asset
- Strong attention to detail and willingness to learn
- Professional, reliable and proactive attitude
