Organisation und Kommunikation sind Deine Stärke – Menschen Deine Motivation? Dann werde Teil unseres Teams! Wir, das Kolping-Bildungswerk DV Köln e.V., arbeiten praxisnah, sinnstiftend, zukunftsorientiert – gemeinsam mit Dir als Verwaltungskraft (m/w/d). Deine strukturierte und zuverlässige Persönlichkeit, die die Geschäftsführung im Tagesgeschäft unterstützt und zugleich zentrale Aufgaben in Verwaltung und Seminarorganisation übernimmt.
Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft, insbesondere bei Terminplanung, Kalenderpflege, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Fristenüberwachung.
Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz, einschließlich Posteingang und Postausgang, E-Mail-Management, Telefonaten und interner Weiterleitung relevanter Informationen.
Erstellung, Pflege und Ablage von Dokumenten, Vorlagen, Protokollen, Übersichten, Präsentationen und Auswertungen.
Unterstützung bei Rechnungsstellung, Prüfung von Zahlungseingängen, Vorbereitung buchhalterischer Unterlagen und Abstimmung mit der zentralen Buchhaltung. Koordination interner Abläufe und Schnittstellen zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, externen Partnern, Dienstleistern und Behörden.
Eigenständige Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Seminaren, einschließlich Teilnehmendenverwaltung, Anmeldungen und Vertragsbestätigungen
Erstellung und Bearbeitung lehrgangsrelevanter Unterlagen wie Leistungsnachweise, Zertifikate, Bescheinigungen, Einladungen, Namensschilder, Klassenbücher, Handouts und Skripte.
Unterstützung im Qualitätsmanagement einschließlich Vorbereitung von Audits.
Qualifikationen
Womit punktest du bei uns?
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare Qualifikation.
Berufserfahrung in Verwaltung, Assistenz, Sekretariat, Office Management oder Sachbearbeitung.
Sehr gute Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte, sorgfältige und verlässliche Arbeitsweise, insbesondere im Umgang mit Terminen, Fristen, Besprechungen und Wiedervorlagen.
Sicherer Umgang mit MS Office.
Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit sowie ein professioneller Umgang mit Korrespondenz, Telefonaten, Protokollen und interner Kommunikation.
Grundkenntnisse in buchhalterischen Verwaltungsabläufen, insbesondere Rechnungserstellung, Prüfung von Zahlungseingängen, vorbereitende Buchhaltung und Abstimmung mit der zentralen Buchhaltung.
Eigenständigen Organisation von Seminaren und Lehrgängen, einschließlich Teilnehmendenverwaltung, Vertragsbestätigungen, Unterlagenerstellung und Nachbereitung.
Bereitschaft, bei der Pflege von Dokumenten, der Einhaltung von Standards und der Vorbereitung von Audits mitzuwirken.
Benefits
Das bieten wir dir!
Attraktive Vergütung zuzüglich einer jährlichen Sonderzuwendung sowie Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen, Kinderzuschlag und Jubiläumszuwendungen
31 Tage Jahresurlaub bei einer 5-Tage-Woche, zusätzlich frei an Heiligabend, Silvester und an einem Brauchtumstag (z.B. Rosenmontag)
Betriebliche Altersvorsorge
Vergünstigtes Deutschlandticket als Jobticket
Zuschuss zum Firmenfitness mit Wellpass
Individuelle Angebote zur Fort- und Weiterbildung
Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
