Coordinator, Intake and Conflicts

Nous sommes BLG, vos avocats au Canada. Forts d’une culture alliant vigilance et curiosité, nous travaillons en collaboration à l’échelle du cabinet, animés d’un respect sans faille et d’un dévouement de tous les instants. Nos ressources remarquables et notre expérience client exceptionnelle font notre fierté.

Résolument tournés vers l’avenir, nous offrons des conseils de grande valeur et nous distinguons par notre engagement indéfectible envers l’innovation, la diversité et l’inclusion, la collectivité et le perfectionnement professionnel. Rendez-vous sur www.blg.com pour en savoir plus sur le cabinet.

The Intake and Conflicts Department is a national team within the Matter Life Cycle group with staff in each office who provide advice and practical support to all members of the Firm. Our mission is to provide best in class services that are client focused. We provide a range of services including reporting conflict search results, opening new clients/matters, creating and maintaining Confidentiality Screens and completing the conflict steps necessary when professionals move to our firm.  We have extended hours for those requiring urgent conflicts search results before the next business day. 

Key Responsibilities:

Primary Duties

• Perform conflict searches, analyze results and provide potential match data to professionals
• Set up and maintain confidentiality screens
• Review of client/matter intake requests for compliance of firm protocols
• Perform new business conflict searches, analyze results and provide potential match data to professionals
• Monitor Team’s central mailbox and direct inquiries to the appropriate group and provide a high level of customer support
• Provide “on call” support for designated weeks (one week approximately every two months)

Secondary duties

• Perform lateral hire on-boarding procedures for new professionals and staff
• Perform ongoing maintenance of existing business (client name change, reopening, additional parties)
• Review and recording of new engagement letters
• Review of Know Your Client information
• Complete new business intake procedures
• Perform due diligence checks for new clients
• Other duties as assigned

Key Competencies:

• Understanding of the law, duties and regulations of a lawyer/client relationship.
• Knowledge of conflict of interest process and general principles
• Excellent interpersonal, organization, communication, and time management skills.
• Strong problem solving and decision making skills with the ability to assess situations objectively in a time sensitive environment.
• Experience in database searching and interpreting data.
• Ability to work independently within a team environment, follow instructions with minimal supervision and take initiative
• Ability to work well under pressure
• Able to set own priorities to meet tight deadlines
• Availability to work overtime, when necessary
• Detail-oriented individual with strong proofreading skills
• Excellent multi-tasking skills

Other Requirements:

• Minimum three years of experience in a legal environment preferred; or any equivalent combination of training, education, and experience that demonstrates the ability to perform the duties of the position.
• Bilingual in English/French would be an asset
• Proficient in office software:  MSWord, Excel, Adobe Acrobat, MS Outlook
• Knowledge of Intapp Open Conflicts and Intake; CMS Aderrant; Progress; World-Check would be an asset
• Experience with Intellectual Property law would be an asset

Description du poste

L’équipe nationale Acceptation des mandats et gestion des conflits fait partie du groupe Gestion du cycle de vie des dossiers; elle est répartie dans tous les bureaux de BLG et fournit des conseils et un soutien concret à l’ensemble du cabinet. Elle a pour mission d’offrir des services de premier ordre selon une approche axée sur le client, de la recherche sur les conflits à l’ouverture de nouveaux dossiers clients ou mandats, en passant par la mise en place et le maintien de cloisons de confidentialité et l’application de la procédure nécessaire quand une nouvelle personne entre au service du cabinet.  L’équipe offre un service après les heures normales de bureau de façon à traiter les demandes de recherche de conflits urgentes pour le jour ouvrable suivant. 

Principales attributions:

Fonctions et responsabilités principales

• Effectuer des recherches de conflits, analyser les résultats et signaler aux professionnel·les les conflits potentiels.
• Mettre en place et maintenir des cloisons de confidentialité.
• Examiner les demandes d’acceptation de mandats ou de nouveaux dossiers clients afin d’assurer la conformité aux protocoles du cabinet.
• Effectuer des recherches de conflits pour de nouveaux clients, analyser les résultats et signaler aux professionnel·les les conflits potentiels.
• Surveiller la boîte de réception commune de l’équipe, acheminer les demandes aux bonnes personnes et procurer du soutien de haut niveau.
• Assurer un soutien sur demande certaines semaines (une semaine tous les deux mois à peu près).

Fonctions et responsabilités secondaires

• Suivre les procédures d’intégration lors de l’embauche latérale de professionnel·les et de membres du personnel.
• Effectuer régulièrement des mises à jour pour les clients existants (changement de nom, réouverture, nouvelles parties).
• Passer en revue et consigner les nouvelles lettres-mandats.
• Vérifier les renseignements relatifs à la connaissance du client.
• Suivre les procédures d’acceptation de nouveaux mandats.
• Procéder à des vérifications diligentes concernant les nouveaux clients.
• Exécuter d’autres tâches au besoin.

Principales exigences:

• Compréhension du droit, des obligations et des règlements inhérents à la relation avocat·e-client
• Connaissance du processus de vérification de conflits d’intérêts et de ses principes généraux
• Excellentes aptitudes en ce qui concerne les relations interpersonnelles, l’organisation, la communication et la gestion du temps
• Solides aptitudes pour ce qui touche la résolution de problèmes et la prise de décision, conjuguées à la capacité à évaluer des questions pressantes avec objectivité
• Expérience en recherche dans les bases de données et en interprétation des résultats
• Aptitude à travailler de façon autonome au sein d’une équipe, à suivre des directives moyennant peu de supervision et à faire montre d’initiative
• Capacité à travailler efficacement sous pression
• Aptitude à établir ses propres priorités de façon à respecter des délais serrés
• Disponibilité pour faire des heures supplémentaires au besoin
• Souci du détail et solides compétences en correction d’épreuves
• Grande capacité à mener plusieurs tâches de front

Autres exigences:

• Au moins trois ans d’expérience dans le milieu juridique ou combinaison équivalente d’études, de formation et d’expérience qui démontre une capacité à remplir les fonctions liées au poste
• Bilinguisme (anglais/français), un atout
• Maîtrise de logiciels de bureau : Word, Excel, Outlook et Adobe Acrobat
• Connaissance d’Intapp Open (modules Acceptation des mandats et Conflits), de CMS Aderant, de Progress et de World-Check, un atout
• Expérience dans le domaine du droit de la propriété intellectuelle, un atout

BLG est résolu à bâtir et à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié à l’image de notre collectivité, où l’ensemble des membres du cabinet se sentent valorisés, respectés et inspirés à s’épanouir dans toute leur authenticité. Nous avons également à cœur de mettre en valeur les connaissances, les points de vue et les expériences de chacun et chacune. Nous invitons toute personne qualifiée à postuler, notamment celles provenant de groupes historiquement sous-représentés, comme les Autochtones (Premières Nations, Métis et Inuits), les personnes racialisées, les personnes ayant une incapacité, les femmes et les membres de la communauté LGBTQ+.

Nous sommes déterminés à ce que notre processus de recrutement soit le plus accessible possible. Si vous nécessitez un accommodement, n’hésitez pas à nous le faire savoir.