Patient Service Clerk, Emergency Department – Permanent Part-Time (0.2) / Commis des services aux patients, USP de l’urgence – Poste permanent a temps partiel (0,2)

Compensation Pay Range:

Job Description:

If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.

To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received. 

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinaabe territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to more than 6,500 staff, clinicians, scientists and researchers, as well as volunteers – all of whom work together to help children and youth achieve their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system.

Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that’s provided where, when, and how it is needed. CHEO’s Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children’s health concerns. CHEO has been named Canada’s best health-care employer by Forbes in 2024, 2025 and 2026 and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada’s Best Employers for multiple consecutive years. For the 14th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario.
 

POSITION SUMMARY

The Patient Service Clerk schedules patient appointments and registers patients; prepares patient charts; maintains patient lists; verifies billing slips; maintains inventory and performs other clerical tasks. 

MAIN RESPONSIBILITIES

Patient Registration:

• Create new patient profiles in EPIC
• Patient registration in Cadence (Epic Hyperspace) in accordance to registration standards
   

Referral Management

• Input electronic referrals in Epic Referral Management and update referrals according to triage
• Scan referrals into Epic with appropriate naming convention
   

Patient Scheduling

• Schedule new patients from workqueues according to priority and wait times.
• Schedule return patients from recall list and follow-up workqueues according to required follow-up date
• Schedule interpreters for families as required
• Schedule clinic orders and manage order workqueues
   

Clinic check-ins

• Greet patient and parent(s). Verify demographic information in accordance to registration procedures.
• Interpret MOH Eligibility and make updates in patient record accordingly
• Collect self-pay payment and complete Fee For Service form
• Collect fees as required
   

Clinic check-outs

• Complete check-outs and schedule follow up appointments or put patients on recall lists/ workqueues
   

Monitoring patient lists and workqueues

• Monitor all workqueues and recall lists associated within primary area of work to ensure quality and advise supervisor of outliers and changes to the waitlist
• In consultation with clinical staff , implement visit cancellation and rebooking
   

Patient and family centered care

• Receive incoming telephone calls and respond to patient inquiries. Contact clinic physicians, nurses and allied health team members as appropriate to manage inquiries.
• Communication with clinical team through Inbasket
• Telephone communication and telephone messaging within CHEO established policies/procedures
• Telephone pre-visit screening for infection control
• Utilize Epic to notify clinicians of patient arrival
• Appointment confirmation and follow-up from automated system
• Patient/family direction and public relation
• Direct patients/families to a designated location within the hospital
   

Supporting clinic operations

• Request patient files from medical records, as appropriate.
• Ensure that progress notes and sheets are available and stamped with the right date, where required.
• Pick up patient charts in medical records on a daily basis, where required. Ensure that all charts are available and request missing ones.
• Maintain an inventory of stock.
• Maintain filing. Ensure orders with notes are filed.  Locate old charts as appropriate.
• Maintenance and ordering of clinic supplies.
• Facilitation of clerical duties related to equipment repairs including filling of special form and taking the equipment to the appropriate location
• Retrieve labels for specimens
   

Training and Orientation

• Orientation of volunteers
• Orientation of clerical staff to clinics and on Epic
   

Adherence to policies, procedures and standards

• Perform work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety.
• Perform work in accordance to CHEO privacy and confidentiality policies
• Perform work in accordance to Epic training and documented standards
• Attend staff meetings when scheduling allows and review circulated minutes
• Perform other related duties as assigned by supervisor.

QUALIFICATIONS

• Secondary School Graduation Diploma (Essential)     
• Approximately 6 months of related experience (Essential)
• Knowledge of computer software (Epic, Sunrise, Outlook) (Essential)
• Experience working in a clinical environment live on Epic Ambulatory (Preferred)
• Experience in patient registration using Cadence (Epic) (Preferred)
• Experience in creating, editing, scanning and scheduling referrals (Preferred)
• Experience in managing order workqueues (Preferred)
• Experience in patient check outs including follow ups and recall management (Preferred)
• Experience using inbasket communication in Epic (Preferred)
• Ability to ensure timely completion of tasks by adjusting priorities as required (Essential)
• Ability to adapt to changes to meet organizational requirements (Essential)
• Communicate effectively and concisely, both orally and in writing (Essential)
• Deal effectively with internal and external customers (Essential)
• Criminal Record Check (Essential)
• Bilingualism (English/French) (Essential)

You will be represented by the Laborers International Union of North America (LiUNA).

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process.  This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.
 

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.    

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

Si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday, veuillez postuler à cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne.

Pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reçue.

Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple Algoquine Anishinabe. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. Le CHEO rend également hommage à l’ensemble des Premières Nations, des Inuit et des Métis, de même qu’à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire.

CHEO est l'un des rares chefs mondiaux en matière de santé pédiatrique et compte plus de 6 500 employés, cliniciens, scientifiques et chercheurs, ainsi que des bénévoles, qui travaillent tous ensemble pour aider les enfants et les adolescents à mener la meilleure vie possible. Au sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passé d’un hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes.

Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l’excellence dans les soins cliniques, la recherche et l’éducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires, et ce, de manière et aux endroits appropriés. L'Institut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de classe mondiale couvrant une vaste gamme de problèmes de santé des enfants. CHEO a été nommé meilleur employeur en soins de santé au Canada par Forbes en 2024, 2025 and 2026 et s'est classé deuxième parmi les hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada pendant plusieurs années consécutives. Pour la 14ème année consécutive, les rédacteurs du Canada's Top 100 Employers ont reconnu le CHEO comme l’un des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l’est de l’Ontario, de l’ouest du Québec, du Nunavut et du nord de l’Ontario.

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Le ou la commis des services aux patients inscrit les patients et leur fixe des rendez-vous. Il ou elle prépare les dossiers des patients, met à jour les listes de patients, vérifie les fiches de facturation, renouvelle les stocks et effectue d’autres tâches de bureau.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Inscription des patients :

• Créer de nouveaux profils de patients dans EPIC
•  Inscription des patients dans Cadence (Hyperespace de EPIC) conformément aux normes d’inscription
   

Gestion des demandes de services

• Saisir les demandes de services électroniques dans Epic et mettre à jour ces demandes de services selon le triage
• Numériser les demandes de services dans Epic selon la convention d’attribution de nom appropriée
   

Rendez-vous des patients

• Attribuer des rendez-vous aux nouveaux patients des files d’attente selon la priorité et les temps d’attente
• Attribuer des rendez-vous aux patients qui reviennent à partir de la liste de rappel et des files d’attente pour des suivis selon la date de suivi requise
• Planifier les services d’interprétation pour les familles au besoin
• Planifier les commandes de la clinique et gérer les files d’attente des commandes
   

Inscription à la clinique

• Accueillir les patients et leurs parents. Vérifier les informations démographiques conformément aux procédures d’inscription
• Interpréter les conditions d’admissibilité du ministère de la Santé et mettre à jour les dossiers des patients en conséquence
• Collecter les auto-paiements et remplir le formulaire relatif aux frais de service
• Recueillir les frais au besoin
   

Sorties de la clinique

• Compléter les sorties et planifier les rendez-vous de suivi ou mettre les patients sur des listes de rappel/des listes d’attente
   

Surveiller les listes de patients et les files d’attente

• Surveiller toutes les files d’attente et les listes de rappel associées au domaine de travail principal afin de garantir la qualité et d’informer le superviseur des cas particuliers et des modifications apportées à la liste d’attente
• En consultation avec le personnel clinique, mettre en œuvre les annulations et changements de rendez-vous
   

Soins centrés sur le patient et la famille

• Recevoir les appels téléphoniques entrants et répondre aux demandes des patients. Communiquer avec les médecins de la clinique, les infirmières, infirmiers et les membres de l’équipe paramédicale, selon le cas, pour gérer les demandes de renseignements
• Communiquer avec l’équipe clinique par la boite d’arrivée du courrier
• Communiquer par téléphone ou messagerie téléphonique dans le cadre des politiques/procédures établies de CHEO
• Effectuer par téléphone un filtrage avant la visite pour le contrôle des infections
• Utiliser Epic pour informer les cliniciens de l’arrivée du patient
• Confirmer les rendez-vous et effectuer un suivi à partir d’un système automatisé
• Diriger les patients/familles et gérer les relations publiques
• Diriger les patients/familles vers des endroits précis dans l’hôpital
   

Soutenir les opérations de la clinique

• Demander les dossiers des patients aux archives médicales, le cas échéant
• S’assurer que les notes de progrès et les feuilles sont disponibles et sont estampillées de la bonne date, le cas échéant
• Prendre au quotidien les dossiers des patients aux archives médicales, si nécessaire. S’assurer que tous les dossiers sont disponibles et demander ceux qui manquent
• Maintenir un inventaire des stocks
• Maintenir des dossiers. S’assurer que les commandes et notes sont classées. Localiser les anciens dossiers, le cas échéant
• Maintenir et commander les fournitures de la clinique
• Faciliter l’exécution des tâches de bureau liées à la réparation du matériel, notamment remplir des formulaires spéciaux ainsi que la livraison du matériel au lieu approprié
• Récupérer les étiquettes pour les prélèvements
   

Formation et orientation

• Orientation des bénévoles
• Orientation du personnel de bureau sur les cliniques et sur Epic
   

Respecter les politiques, procédures et normes

• Accomplir le travail conformément à la Loi sur la santé et la sécurité au travail et à son Règlement ainsi qu’à toutes les politiques et procédures de CHEO et de ses services en matière de santé et de sécurité au travail
• Accomplir son travail conformément aux politiques sur la confidentialité des renseignements personnels de CHEO
• Effectuer les tâches conformément à la formation sur Epic et aux normes documentées
• Assister aux réunions du personnel lorsque le calendrier le permet et examiner les procès-verbaux distribués
• Accomplir d’autres tâches à la demande du superviseur.

QUALIFICATIONS

• Diplôme d’études secondaires (Essentiel)
• Environ 6 mois d’expérience dans un environnement connexe (Essentiel)
• Expérience de travail dans un milieu clinique qui utilise Epic Ambulatory (Préférable)
• Compétences en informatique (Epic, Sunrise, Outlook) (Essentiel)
• Expérience de l’inscription des patients en utilisant Cadence (Epic) (Préférable)
• Expérience de la création, la modification, le scanning et l’établissement des horaires des patients référés (Préférable)
• Expérience de la gestion des ordres de priorité de commandes (Préférable)
• Expérience de la gestion des congés des patients y compris les suivis et la gestion des rappels (Préférable)
• Expérience de l’utilisation de la boite d’arrivée du courrier dans Epic (Préférable)
• Capacité d’assurer l’exécution rapide de tâches en modifiant ses priorités comme exigées (Essentiel)
• Capacité de s’adapter aux changements afin de satisfaire les besoins de l’organisme (Essentiel)
• Communiquer d’une manière efficace et concise, autant verbalement que par écrit (Essentiel)
• Traiter efficacement avec les clients de l’interne et de l’extérieur. (Essentiel)
• Vérification du casier judiciaire (Essentiel)
• Bilinguisme (français et anglais) (Essentiel)

Vous serez représenté par le syndicat La Fédération Ontarienne Des Travailleurs De La Santé, LIUNA Local 3000.

À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet.  Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés.

La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à TalentAcquisition@cheo.on.ca. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America , (LiUNA).

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.