GL- und Standortleitungsassistent:in 80-100%

Die Itten+Brechbühl AG (IB) ist ein führendes Schweizer Architektur- und Generalplanungsunternehmen mit über 100 Jahren Erfahrung im Entwurf und in der Umsetzung komplexer Bauprojekte unterschiedlicher Grössen. Wir beschäftigen rund 400 Mitarbeitende an sieben Standorten in der ganzen Schweiz.

Du zeichnest dich durch Engagement und Organisationsgeschick sowie deine Flexibilität aus? Die Vielseitigkeit einer Assistenzfunktion in einem dynamischen Umfeld begeistern dich? Dann bist Du bei uns genau richtig!

Für den Standort IB Basel suchen wir eine:n

GL- und Standortleitungsassistent:in 80-100%

Stellenbeschreibung:

In dieser wichtigen und verantwortungsvollen Rolle bist du die rechte Hand der Geschäftsleitung bzw. des Standortleiters Basel und übernimmst vielseitige Assistenzaufgaben wie beispielsweise die Organisation und Koordination von Sitzungen und Veranstaltungen, die Terminplanung und Reiseorganisation bis hin zur Mitarbeit in Akquisitionen.

Deine Hauptaufgaben:

• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von GL-Sitzungen und Pflege der Entscheidungs-/Pendenzenliste

• Persönliche Assistenz des Vorsitzenden der GL bzw. des Standortleiters Basel in vielseitigen Belangen inkl. Bearbeitung der Mails, Führen des Terminkalenders, Reiseplanung, Mitarbeit in der Akquisition etc.

• Eigenverantwortliche Konzeption, Organisation und Umsetzung von VR/GL-Klausuren in enger Zusammenarbeit mit dem CEO und dem Verwaltungsratspräsidenten inkl. der Rahmenprogramme

• Jahresplanung und Versand von Terminen der GL an interne sowie externe Beteiligte

• Organisation von standortübergreifenden Anlässen (Fokusanlässe, Xmas-Dinner) unter Berücksichtigung von Zielsetzungen, Budgetvorgaben und organisatorischen Rahmenbedingungen

• Unterstützung bei der Erstellung von Powerpoint-Präsentationen sowie Mitarbeit an standortübergreifenden Aktivitäten.

Was wir uns von Dir wünschen:

• Hohe Dienstleistungsbereitschaft und Diskretion, Koordinationsgeschick und Flexibilität

• Sicheres Auftreten und überzeugende Persönlichkeit

• Vorrausschauendes Handeln und Mitdenken

• Abgeschlossene Grundausbildung im kaufmännischen oder technischen Bereich

• Zusatzausbildung als Direktionsassistenz, in der Betriebsökonomie etc.

• Kenntnisse der Baubranche sowie Erfahrung in einer ähnlichen Position von Vorteil

• Gute Deutsch-, Französisch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, Kenntnisse weiterer Sprachen von Vorteil

• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office Programme

Was Dich bei uns erwartet:

• Rund 60 Teamkollegen:innen am Standort Basel

• Kreatives und offenes Arbeitsklima

• Flache Hierarchien, zahlreiche Events und interessante Weiterbildungsmöglichkeiten

• Familiäres und dynamisches Team

• Hoher Gestaltungsfreiraum

• Zentral gelegener Arbeitsort und schweizweites Netzwerk auf 7 Standorte verteilt

Gestalte deine Zukunft bei uns und werde Teil der IB-Familie!