Administrative Assistenz (m/w) - Freiburg

Wir freuen uns, eine neue Stelle als Administrative Assistenz in unserer Schweizer Tochtergesellschaft in Villars-sur-Glâne zu eröffnen, um wesentliche Unterstützung für unseren Generaldirektor sowie für die Teams Medizin, Marktzugang, Geschäftsentwicklung und Finanzen zu bieten. Ihre Aufgabe besteht darin, den reibungslosen Ablauf der administrativen Vorgänge sicherzustellen und ein produktives Arbeitsumfeld zu fördern.

Ihre Aufgaben sind die folgende:

• Umfassende administrative Unterstützung für verschiedene Abteilungen leisten, insbesondere durch die Prüfung und Validierung von Rechnungen sowie die Organisation von Büroaktivitäten
• Büro-E-Mail-Postfach bewirtschaften sowie eingehende und ausgehende Telefonanrufe bearbeiten
• Aufgaben im Bereich der allgemeinen Dienste übernehmen und zur Sicherheit des Standorts beitragen, inklusive Empfangs- und Front-Desk-Tätigkeiten
• Verfügbarkeit von Büromaterial sicherstellen und ein angenehmes sowie funktionales Arbeitsumfeld gewährleisten
• Logistische Abläufe koordinieren (Lagerbestände, Bestellungen und Materialversand)
• Interne Meetings und Veranstaltungen organisieren (Unternehmensanlässe, Schulungen, Teamevents)
• Unterstützung beim Eintritt neuer Mitarbeitender, insbesondere durch IT-Anfragen, Organisation des Onboardings sowie Koordination des ersten Arbeitstags
• Vertragsdatenbank pflegen und aktualisieren sowie Aktivitäten im Facility Management unterstützen
• Bei Bedarf Übersetzungen von Dokumenten übernehmen

Um diese Tätigkeit erfolgreich auszuüben, verfügen Sie über folgendes Profil:

• Kaufmännische Ausbildung (EFZ) oder gleichwertige Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in der administrativen Verwaltung
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word, Excel, Outlook); Erste Erfahrungen mit ERP-Systemen sind von Vorteil
• Perfekte Zweisprachigkeit in Französisch/Schweizerdeutsch (oder Deutsch), mit guten Englischkenntnissen

Sie sind organisiert, setzen Prioritäten effizient und behalten auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick. Als Teamplayer arbeiten Sie gerne im Tandem, agieren selbstständig und proaktiv. Flexibilität, Antizipationsfähigkeit sowie ein zuverlässiger Follow-up zeichnen Sie aus. Mit Ihrer professionellen Kommunikation und Ihrem positiven Auftreten repräsentieren Sie das Unternehmen überzeugend und tragen aktiv zu einem kollaborativen Arbeitsumfeld bei.

Möchten Sie Teil unseres Teams werden? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Bewerbung über unsere Online-Plattform.

About Us

OM Pharma is a global Geneva-based biopharmaceutical company. It is a leader in the prevention of recurrent respiratory and urinary tract infections and is also active in the treatment of vascular diseases.
It operates worldwide through a strong network of international partners and invests its profits in R&D to develop microbial derived immunotherapeutic products to treat acute and chronic immunological disorders resulting from inflammation and infections. 
The company strives to improve the quality of life of patients around the world by providing access to better treatment of immunological imbalances.

For more information, visit the website: ompharma.com.