Purchasing Manager, Materials Management – Permanent Full-Time (1.0) / Gestionnaire des achats, Gestion du matériel – Poste permanente à temps plein (1,0)

Compensation Pay Range:

Job Description:

If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.   

To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received.   

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinaabe territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land. 
 
CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to more than 6,500 staff, clinicians, scientists and researchers, as well as volunteers – all of whom work together to help children and youth achieve their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that’s provided where, when, and how it is needed. CHEO’s Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children’s health concerns. CHEO has been named Canada’s best health-care employer by Forbes in 2024, 2025 and 2026 and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada’s Best Employers for multiple consecutive years. For the 14th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario. 

POSITION SUMMARY

Reporting to the Director, Strategic Sourcing and Logistics, the Purchasing Manager, Materials Management provides leadership to the Medical/Surgical Buyer team in the procurement of medical and surgical inventory, managing product shortages and backorders, and coordinating clinical RFP opportunities in collaboration with our Group Purchasing Organizations.

• Manage Medical/Surgical Buyer team; provide guidance on processes and activities regarding procurement of medical and surgical items.

• Collaborate with Group Purchasing Organizations (i.e. Mohawk Medbuy, HealthPro, etc.) to lead CHEO clinical evaluation teams, in the selection of medical/surgical consumables.

• Manage medical/surgical product shortages and backorders, collaborate with clinical teams to identify substitute products and coordinate with suppliers to arrange for appropriate inventory.

• Monitor the Safety Reporting System (SRS) incidents for trends related to problematic (defective or recalled) medical/surgical products.  Liaise with CHEO stakeholders and vendor community to mitigate risk to patient/staff safety.

• Support the introduction of new products to CHEO by triaging requests, arranging contracts/quotes and preparing submissions to the Product Evaluation and Standardization Committee for review and approval.

• Coordinate with Contract Administrator, Inventory Control Supervisor, and others to ensure all changes to inventory items are clearly identified, planned, coordinated, and documented accordingly.

• Prepare Letter of Commitment (LOC) documents for execution by Director, Strategic Sourcing and Logistics.

• Negotiate contracts for all types of goods and services.

• Manage contract amendment process in accordance with Policy and the Ontario Broader Public Sector (BPS) Procurement Directive.

• Manage non-competitive procurement processes in accordance with Policy and the BPS Procurement Directive.

• Prepare final contract documents and coordinate issuance of contracts and addenda.

• Promote competition amongst suppliers for material, equipment, and services.

• Manage vendor debriefing process, as required.

• Provide bid analyses and recommendations as required.

• Conduct negotiations to obtain fair and reasonable pricing, monitor supplier performance, to acquire best value for acquisitions made for equipment, material and services requirements.

• Assist with administering transactions for major supply agreements that include monitoring compliance of terms and conditions.

• Review material specifications with customer groups through meetings and ongoing communication with suppliers to acquire the best value (cost, quality, delivery, warranty) for material and services.

• Provide reports on cost savings and other KPIs as determined by the Director, Strategic Sourcing & Logistics

• Enter data into the purchasing system and maintain accurate records.

QUALIFICATIONS

• Minimum of a Bachelor’s degree or a 2-year College diploma in Supply Chain Management, Procurement or a business-related field (Essential)

• Possess current Supply Chain Management Professional (SCMP) certificate and/or membership with the Ontario Public

• Buyers Association (OPBA) (Essential)

• Master’s degree in a related field (Preferred)

• Eight (8) years of experience in procurement, including three (3) years of experience in supervising/managing team. (Essential)

• Experience in sourcing and procuring medical / surgical supplies (Essential)

• Experience in transportation, expediting, warehousing and inventory management (Preferred)

• Solid knowledge of the Ontario Broader Public Sector (BPS) Procurement Directive. (Preferred)

• Solid knowledge of purchasing principles and practices. (Preferred)

• Advanced understanding of administering the procurement process for complex supply and services contracts (e.g., contract law, reviewing/editing specifications, drafting Rfx documents, client/bidder liaison, detailed analysis of tenders bid for compliance, and final document preparation). (Preferred)

• Advanced understanding of administering terms and conditions of purchase orders and formal contracts (Preferred)

• Ability to organize, control and coordinate a variety of activities in a highly stressful environment with commitment to providing high levels of customer service, satisfaction and improvement to the functional area itself (Preferred)

• Computer literacy skills (Microsoft Office 365, Teams meeting, etc.) (Essential)           

• Strong problem-solving and critical-thinking abilities, leveraging data for informed decisions. (Essential)

• Strong people leadership skills to support an excellent team culture (Essential)

• Exceptional interpersonal and relationship management skills, fostering collaboration with internal and external stakeholders (Essential)

• Excellent written and verbal communication and presentation skills, emphasizing clear reasoning and issue resolution. (Essential)

• Results oriented, demonstrating urgency, initiative, and exceptional organizational skills with attention to detail. (Essential)

• Strong negotiation, influencing, and conflict resolution skills. (Essential)

• Ability to present complex data in a clear and understandable manner to stakeholders at various levels of the organization. (Essential)

• Ability to work both independently and collaboratively, consistently delivering positive results. (Essential)

• Experience in using an ERP system (i.e. Workday) (Preferred)

• Police Records Check (Essential)

• Bilingual (French/English) (Preferred)

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process.  This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.  Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.     

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act. CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code. 

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Si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday, veuillez postuler à cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne.   

Pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reçue. 

Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple Algoquine Anishinabe. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. Le CHEO rend également hommage à l’ensemble des Premières Nations, des Inuit et des Métis, de même qu’à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire.  

CHEO est l'un des rares chefs mondiaux en matière de santé pédiatrique et compte plus de 6 500 employés, cliniciens, scientifiques et chercheurs, ainsi que des bénévoles, qui travaillent tous ensemble pour aider les enfants et les adolescents à mener la meilleure vie possible. Au sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passé d’un hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes.  ​Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l’excellence dans les soins cliniques, la recherche et l’éducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires, et ce, de manière et aux endroits appropriés. L'Institut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de classe mondiale couvrant une vaste gamme de problèmes de santé des enfants. CHEO a été nommé meilleur employeur en soins de santé au Canada par Forbes en 2024, 2025 and 2026 et s'est classé deuxième parmi les hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada pendant plusieurs années consécutives. Pour la 14ème année consécutive, les rédacteurs du Canada's Top 100 Employers ont reconnu le CHEO comme l’un des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l’est de l’Ontario, de l’ouest du Québec, du Nunavut et du nord de l’Ontario. 

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Relevant de la directrice ou du directeur, Approvisionnement stratégique et logistique, la directrice ou le directeur des achats, Gestion du matériel, dirige l’équipe responsable des achats d’articles médicaux et chirurgicaux dans l’acquisition de fournitures médicales et chirurgicales. Cette personne gère également les pénuries de produits et les commandes en souffrance, et coordonne les possibilités de demandes de propositions cliniques en collaboration avec les organismes de groupement d’achats.

• Gérer l’équipe responsable des achats d’articles médicaux et chirurgicaux; prodiguer des conseils sur les processus et les activités concernant l’approvisionnement en articles médicaux et chirurgicaux.

• Collaborer avec les organismes de groupement d’achats (Mohawk Medbuy, HealthPro, etc.) pour diriger les équipes d’évaluation clinique du CHEO dans la sélection du matériel de consommation médicale et chirurgicale.

• Gérer les pénuries de produits médicaux et chirurgicaux et les commandes en souffrance, collaborer avec les équipes cliniques pour déterminer les produits de substitution et assurer la coordination avec les fournisseurs afin d’organiser un inventaire approprié.

• Surveiller les incidents du système de rapports sur la sécurité (SRS) pour dégager les tendances liées aux produits médicaux et chirurgicaux problématiques (défectueux ou ayant fait l’objet d’un rappel). Assurer la liaison avec les parties prenantes du CHEO et les fournisseurs afin d’atténuer les risques pour la sécurité des patientes et patients et du personnel.

• Appuyer le lancement de nouveaux produits au CHEO en triant les demandes, en organisant les contrats et les devis et en préparant les présentations au Comité d’évaluation et de normalisation des produits aux fins d’examen et d’approbation.

• Assurer la coordination avec la personne responsable de l’administration des contrats, la personne responsable du contrôle du matériel et d’autres personnes pour veiller à ce que tous les changements apportés aux articles en stock soient clairement indiqués, planifiés, coordonnés et documentés de manière appropriée.

• Préparer les documents de la lettre d’engagement en vue de leur signature par la directrice ou le directeur, Approvisionnement stratégique et logistique.

• Négocier des contrats pour tous les types de biens et de services.

• Gérer le processus de modification des contrats conformément à la politique et à la Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic de l’Ontario.

• Gérer les processus d’approvisionnement non concurrentiels conformément à la politique et à la Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic.

• Préparer la version définitive des documents contractuels et coordonner l’octroi des contrats et la publication des addenda.

• Promouvoir la concurrence entre les fournisseurs de matériel, d’équipement et de services.

• Gérer le processus de compte rendu des fournisseurs, au besoin.

• Effectuer des analyses d’offres et formuler des recommandations, le cas échéant.

• Mener des négociations pour obtenir des prix justes et raisonnables et surveiller le rendement des fournisseurs afin d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour les acquisitions d’équipement, l’obtention de matériel et la prestation de services.

• Contribuer à la gestion des opérations pour les principaux contrats de fourniture, y compris la surveillance de la conformité aux modalités.

• Passer en revue les spécifications du matériel avec les groupes de la clientèle au moyen de réunions et d’une communication permanente avec les fournisseurs afin d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix (coût, qualité, livraison, garantie) pour l’utilisation du matériel et la prestation des services.

• Fournir des rapports sur les économies de coûts et d’autres indicateurs de rendement clés déterminés par la directrice ou le directeur, Approvisionnement stratégique et logistique.

• Saisir les données dans le système d’achat et tenir des registres précis.

QUALIFICATIONS

• Posséder au moins un baccalauréat ou un diplôme d’études collégiales de deux ans en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en approvisionnement ou dans un domaine lié aux affaires (essentiel)        

• Détenir un certificat de professionnel en gestion de la chaîne d’approvisionnement (PGCA) ou être membre l’Ontario Public Buyers Association (OPBA) (essentiel)

• Être titulaire d’une maîtrise dans un domaine connexe (un atout)

• Avoir acquis huit (8) ans d’expérience dans le domaine de l’approvisionnement, dont trois (3) ans d’expérience dans la supervision et la gestion d’une équipe (essentiel)

• Posséder de l’expérience de l’approvisionnement et de l’achat de fournitures médicales et chirurgicales (essentielle)

• Posséder de l’expérience du transport, de l’expédition, de l’entreposage et de la gestion des stocks (un atout)

• Avoir une solide connaissance de la Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic de l’Ontario (un atout)

• Avoir une solide connaissance des principes et des pratiques d’achat (un atout)

• Posséder une compréhension approfondie de l’administration du processus d’approvisionnement pour des marchés complexes de fournitures et de services (p. ex. les droits contractuels, la révision et la modification des spécifications, la rédaction des documents de demande de renseignements, la liaison entre la clientèle et les soumissionnaires, l’analyse détaillée des offres pour en vérifier la conformité et la préparation du document final)  (un atout)

• Avoir une compréhension approfondie de l’administration des modalités des bons de commande et des contrats officiels (un atout)

• Avoir la capacité d’organiser, de contrôler et de coordonner diverses activités dans un milieu très stressant et s’engager à offrir des services à la clientèle de niveau supérieur, ainsi qu’à assurer la satisfaction et l’amélioration du domaine fonctionnel lui-même (un atout)

• Posséder des compétences en informatique (Microsoft Office 365, réunion Teams, etc.) (essentiel)     

• Avoir de solides capacités de résolution de problèmes et de pensée critique, permettant de tirer parti des données pour prendre des décisions éclairées (essentiel)

• Posséder de solides compétences d’encadrement pour appuyer une excellente culture d’équipe (essentiel)

• Faire preuve d’excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et en gestion des relations, et favoriser la collaboration avec les parties prenantes internes et externes (essentiel)

• Posséder d’excellentes compétences en présentation et en communication orale et écrite, en mettant l’accent sur un raisonnement clair et la résolution de problèmes (essentiel)

• Emprunter une approche axée sur les résultats, faire preuve de proactivité et d’initiative et avoir d’un sens exceptionnel de l’organisation avec un grand souci du détail (essentiel)

• Posséder de solides compétences en matière de négociation, d’influence et de résolution de conflits (essentiel)

• Avoir la capacité de présenter des données complexes de façon claire et compréhensible aux intervenants à divers niveaux de l’organisation (essentiel)

• Avoir la capacité de travailler de manière autonome et en collaboration, et d’obtenir régulièrement des résultats positifs (essentiel)

• Posséder d’expérience de l’utilisation d’un système PGI (p. ex. Workday) (un atout)

• Assurer la vérification du casier judiciaire (essentiel)

• Être bilingue (français et anglais) (un atout)

À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés.

CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès. Nous nous sommes engagés à fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche et nous sommes heureux de recevoir des demandes provenant de tous les candidats qualifiés.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à TalentAcquisition@cheo.on.ca. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche.

CHEO s’engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu’ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l’embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d’une contre-indication médicale valide ou d’une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario.

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront convoquées à une entrevue.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.