Qu’est-ce qu’un(e) réceptionniste chez Gozem ?
Sous la supervision du Country Manager, le(a) réceptionniste à pour mission d'assurer un accueil de qualité, une bonne orientation et une gestion optimale des flux d’informations et de documents. Vous veillez également à maintenir une bonne relation entre Gozem, ses clients, ses prestataires et les visiteurs.
Vos responsabilités
- Accueil des visiteurs ( partenaires , marchands, potentiels marchands ) :
- Accueillir les visiteurs de manière courtoise et professionnelle selon les procédures en vigueur
- Enregistrer les visiteurs selon les procédures en vigueur
- Veiller au respect de la politique de gestion des accès aux locaux.
- Orienter et accompagner les visiteurs vers les interlocuteurs ou espaces concernés.
- Gérer les flux d’entrées et de sorties afin d’assurer la sécurité des locaux.
- Signaler tout incident, comportement inhabituel ou situation à risque aux services compétents.
- Fournir des informations de base sur les services Gozem
- Gérer les réclamations simples ou les rediriger vers les équipes concernées
- Maintenir un espace d’accueil organisé et accueillant
- Assurer la confidentialité des informations des visiteurs
- Gestion des Prestataires/Fournisseurs
- Accueillir les prestataires et partenaires Gozem de manière courtoise, professionnelle et proactive
- Conserver et archiver dans un classeur dédié les informations de demande de prestation de service et le remettre à l'admin
- Vérifier les documents requis si besoin (pièces d’identité, dossiers, contrats, etc.)
- Orienter vers les équipes concernées
- Assurer le respect des procédures internes
- Répondre aux questions de premier niveau des prestataires
- Réception et Gestion des factures et proformas
- Réception et Gestion du courrier
- Réceptionner le courrier entrant et les colis
- Gérer l’envoi du courrier sortant
- Veiller à la confidentialité des documents
- Accueillir les visiteurs et utilisateurs de l’espace de coworking
- Présenter les règles de fonctionnement du coworking
- Veiller au respect du règlement intérieur
- Informer l’admin pour assurer la visite des espaces
- Faire remplir le Registre de visite (nom, contact, motif, heure d’entrée/sortie)
- Vérifier l’exactitude des informations fournies
- Classer et archiver les formulaires
- Mettre à jour les registres de visites (papier ou numérique)
- Assurer la confidentialité des données collectées
Vos résultats à atteindre dans les 6 prochains mois
- Amélioration de l’image de l’entreprise
- Expérience visiteurs professionnelle
- 100% visiteurs correctement orientés
- 95% satisfaction visiteurs
KPIs
- Taux de satisfaction visiteurs( nombre de plaintes visiteurs, retour négatifs )
- Temps moyen d’accueil des visiteurs/temps d’attente à la réception.
- Temps moyen de prise en charge des visiteurs
- Nombre de demandes traitées
- Taux d’orientation correcte et de demandes traitées.
Vous êtes faits pour ce poste si
- Excellent sens de l’accueil et de la communication
- Bonne connaissance de la GRC
- Bonne organisation et rigueur
- Maîtrise du français (et langues locales appréciées)
- Sens du service client
- Discrétion et professionnalisme
- Avoir le sens de la confidentialité
Vous possédez
- Bac +2 minimum ou une expérience dans le domaine de la relation client;
- Maîtrise de l’outil informatique .
- Aisance avec les technologies numériques,
- Français courant ainsi que la maîtrise d’une langue locale.
Déroulé des entretiens
- Un entretien d’introduction avec le responsable de recrutement (30 minutes)
- Un business case a réaliser sous 4 jours
- La présentation de votre business case avec l’excécutive Assistant ainsi qu’un temps d'approfondissement de vos expériences professionnelles
- Dernier entretien avec votre futur manager
Gozem s’engage à offrir un environnement de travail inclusif, diversifié et respectueux, où les employés reçoivent des opportunités de développement indépendamment du genre, de la race, de l'origine ethnique, de la religion, du handicap, de l'orientation sexuelle, de l'âge, du statut matrimonial ou de partenariat civil, et des responsabilités familiales.
