Deine Aufgaben
Als Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant unterstützt Du unseren CEO in strategischen und operativen Belangen, optimierst Prozesse und Prioritäten und agierst als zentrale Schnittstelle für interne und externe Stakeholder.
Strategische Unterstützung des CEO- Proaktive Priorisierung von Aufgaben und Projekten basierend auf den Unternehmenszielen und Zeitplänen.
- Analyse und Vorbereitung strategisch relevanter Informationen für Entscheidungen.
- Vertretung des CEO in Meetings, bei denen operative Steuerung oder Abstimmung erforderlich ist.
Effektives Kalender- und Zeitmanagement- Verwaltung und Optimierung des komplexen Kalenders des CEOs, einschließlich interner und externer Termine.
- Sicherstellung, dass Zeit und Prioritäten mit Unternehmenszielen übereinstimmen.
- Schnittstellenmanagement mit internen Abteilungen, Partnern und externen Stakeholdern.
Management von Meetings und Kommunikation- Vorbereitung, Organisation und Moderation von Management- und Führungstreffen, einschließlich Protokollierung und Nachverfolgung von Aufgaben.
- Aktive Kommunikation mit dem Advisory Board, Gesellschaftern und anderen Führungskräften, um einen reibungslosen Informationsfluss sicherzustellen.
- Für eingehende und ausgehende Nachrichten Management und Durchführung der Korrespondenz der E-Mail Inbox und LinkedIn Account des CEOs .
- Externe Kommunikation für den CEO (z.B. LinkedIn Account) .
- Nachverfolgung von zu erwartenden Antworten bei vom CEO versendeten Emails, Teams Nachrichten, Jira Tickets oder Confluence Posts.
- Erstellung von umfangreichen Power Point Präsentation und Vorträgen für den CEO.
Leitung und Unterstützung strategischer Projekte- Eigenständige Leitung ausgewählter Projekte des CEOs, vom Kick-off bis zur Umsetzung.
- Monitoring von Projekten und Sicherstellung der Einhaltung von Deadlines und Meilensteinen.
- Unterstützung bei der Implementierung neuer Prozesse und Systeme.
Administrative Exzellenz- Management von vertraulichen Dokumenten und Informationen, dabei absolute Vertrauenswürdigkeit und Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Unterstützung bei Reiseplanung, Reisekostenabrechnung und organisatorischen Details.
- Sicherstellung, dass administrative Abläufe reibungslos und effizient ablaufen.
- Absolute Vertrauenswürdigkeit und Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Informationen.
Dein Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position als Sekretär/in, Assistenz oder Office Manager/in
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Selbstständigkeit
- Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office und modernen Kommunikationsmitteln
- Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikation in Deutsch und Englisch (C1/C2)
- Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und ein professionelles Auftreten
- Flexibilität und die Fähigkeit, sich schnell auf wechselnde Aufgaben und Prioritäten einzustellen
Warum wir?
- Gestalte die Zukunft mit, indem du den Verkehr von der Straße auf die Schiene verlagerst
- Arbeite an hochmodernen Marktplatz- und Softwarelösungen, die die gesamte Logistikbranche beeinflussen
- Werde Teil eines dynamischen, internationalen Teams, in dem das Senior Management umfassende Erfahrung aus der Unternehmens- und Gründerwelt mitbringt
- Internationales Umfeld mit Standorten in Frankfurt, Hamburg, Izmir und Rotterdam
- Genieße ein hohes Maß an kreativer Freiheit und Entscheidungskompetenz, unterstützt durch ein attraktives Gesamtpaket, das folgende Vorteile umfasst:
- Bezuschusstes Deutschland-Ticket oder Givve-Card
- Fahrrad-Leasing-Programme über JobRad oder BusinessBike
- Budget für deine berufliche Weiterentwicklung
- Hochwertige IT-Ausstattung deiner Wahl
- Diverse Team-Events
