ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) - DIVISION DES OPÉRATIONS, ALSF

Classe d’emploi :GS6  
Position No. : 50104679 
Date de début de publication : 10/04/2026  
Date de clôture : 19/04/2026  
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LA FACILITÉ AFRICAINE DE SOUTIEN JURIDIQUE (ALSF)

 

La Facilité africaine de soutien juridique (ALSF) est une organisation internationale créée par un traité signé en 2008. L’ALSF est une organisation internationale hébergée par la Banque africaine de développement, et dont le siège est situé à Abidjan, en Côte d’Ivoire. L’adhésion à la Facilité est ouverte à/aux a) tous les États membres de la BAD ; b) autres États ; c) la BAD ; et d) d’autres organisations ou institutions internationales. Les principaux objectifs poursuivis par l’ALSF sont les suivants : (i) fournir une assistance juridique aux gouvernements africains en matière de structuration et de négociation de transactions commerciales complexes dans les domaines des industries extractives, des ressources naturelles, de l’énergie, de la finance souveraine et du développement d’infrastructures sous forme de partenariats public-privé (ci-après dénommés les « Secteurs clés »)  ; (iii) renforcer les capacités des avocats et cadres des gouvernements africains dans les secteurs d’intervention de l’ALSF, et (iv) élaborer des outils de connaissance.

Le Conseil de gouvernance est composé de représentants des États membres de la Facilité, de la Banque et d’autres organisations internationales. Ses fonctions consistent notamment à déterminer et approuver les politiques, nommer les membres du Conseil d’administration, autoriser les reconstitutions des ressources, et nommer les auditeurs externes. Le Conseil d’administration est composé de cinq (5) membres nommés par le Conseil de gouvernance. Il est notamment chargé d’approuver les budgets annuels et les programmes de travail annuels, de publier les statuts, les règles et les règlements, de prendre les décisions nécessaires pour assurer le fonctionnement efficace et efficient de la Facilité, de superviser la gestion du fonds de dotation de la Facilité et d’exercer les pouvoirs qui lui sont délégués par le Conseil de gouvernance.

L’ALSF exerce des fonctions et des responsabilités à la fois consultatives et opérationnelles et offre un appui, des conseils et services juridiques relatifs à tous les aspects de ses activités, y compris la rédaction de tous les instruments juridiques nécessaires aux activités opérationnelles de la Banque et la fourniture d’avis juridiques à ses organes (Conseil de direction et Conseil de gouvernance).

 

LE POSTE :

 

L’Assistant(e) administratif(ve) fera partie de la Division des opérations et sera chargé(e) d’apporter son soutien aux Responsables sectoriels, aux Chefs d’unité (services de conseil et renforcement des capacités) et au Chef de division et Chef des opérations dans l’exercice de leurs fonctions. À ce titre, il/elle accomplira des tâches administratives et de secrétariat, telles que la fourniture de services administratifs destinés à faciliter la planification ou la mise en œuvre des projets ou activités relevant de la Division des opérations.

RESPONSABILITÉS ET ATTRIBUTIONS LIÉES AU POSTE (description des principales fonctions/activités/tâches) :

L’Assistant(e) administratif(ve) relève du Chef de division et Chef des opérations. Le/La titulaire du poste devra notamment s’acquitter des tâches suivantes :

1. Gestion du flux de travail :

• Concevoir des systèmes et méthodes de travail de bureau et en assurer le fonctionnement pour gérer efficacement le flux de documents papier ; organiser et stocker les documents et informations sur différents supports (papier et électronique) ; cela inclut notamment la gestion du système de classement et de recherche de documents.
• Donner des avis sur la manière dont le personnel d’appui doit être réparti pour assurer une gestion efficace des priorités, de la charge de travail et des délais.

1. Réunions :

• Préparer les documents, les notes d’information, les rapports, les feuilles de calcul et les présentations.
• Établir le calendrier des réunions des réunions de la Division au sein de l’ALSF.
• Prendre les dispositions nécessaires pour accueillir les délégations externes.

1. Administration :

• Mettre au point et maintenir des systèmes efficaces d’organisation du travail de bureau.
• Assurer le suivi des documents et des décaissements conformément au cycle de projet de l’ALSF.
• Gérer le flux d’informations, en assurant la réception, le tri et le suivi du courrier entrant et sortant de l’ALSF, selon leur niveau de priorité et d’urgence, et mettre en place un système de classement logique des documents concernés.
• Rédiger et réviser des courriers et des documents, conformément aux directives administratives, y compris celles figurant dans le Guide de style ALSF.
• Procéder à la vérification des mémorandums, documents, contrats et correspondance, ainsi que des documents de référence nécessaires, à soumettre au Chef de division ou au Directeur pour signature.
• Consolider les rapports de la Division et les rapports sur l’état d’avancement des travaux, puis assurer le suivi des documents pertinents auprès du Chef de division et du personnel concerné.
• Rédiger des correspondances qui exigent des recherches ou des discussions sur des questions administratives et techniques telles que : les notes d’information au personnel et diverses notes de service claires pour obtenir des informations des autres unités.
• Assurer la liaison avec le personnel professionnel de la Division ou avec d’autres divisions afin d’obtenir des informations sur les projets.
• Assister et conseiller le Chef de division sur diverses questions liées à l’administration et au personnel.
• Mener des négociations avec CHGS concernant l’attribution d’espaces de bureaux appropriés à l’ALSF en fournissant les justifications requises ; assurer l’organisation et la coordination des opérations de déménagement.
• Coordonner la gestion logistique des missions du personnel et soumettre les demandes de remboursement des frais de mission, les rapports de mission et les documents relatifs aux frais engagés dans le cadre des programmes de formation.
• Aider à l’organisation logistique des activités de formation et de renforcement des capacités, y compris en effectuant des missions connexes à la demande du Chef de division.
• Créer des demandes d’achat pour l’acquisition de biens et de services dans le système SAP et soumettre des demandes de création de fiches fournisseurs pour les cabinets juridiques et les prestataires de services auprès du Département compétent en la matière, ainsi que des demandes de création des comptes bancaires pour les cabinets juridiques et les prestataires de services auprès du Département chargé de la trésorerie.
• Assurer le suivi des décaissements en faveur des cabinets juridiques et des prestataires de services.

4.         Fonctions de secrétariat :

• Veiller à maintenir des stocks suffisants de fournitures de bureau et autres articles de bureau de base.
• Gérer les renseignements demandés par le personnel de la Banque et par le public ; filtrer les appels téléphoniques, gérer les courriels et les demandes reçus et y répondre de manière appropriée ; accueillir et s’occuper des visiteurs ; organiser et tenir à jour les agendas électroniques et prendre les rendez-vous.
• Tenir les dossiers confidentiels et classer les rapports, la correspondance et les documents connexes de manière à faciliter leur consultation.

 

COMPÉTENCES REQUISES POUR LE POSTE (compétences, expérience et connaissances requises) :

 

Les compétences requises sont celles liées au savoir-faire et aux aptitudes relationnelles :

1. Avoir de bonnes compétences en matière d’organisation, de budgétisation et de planification est particulièrement souhaitable.
2. Posséder de bonnes compétences organisationnelles, analytiques et rédactionnelles, et être capable de prendre des décisions éclairées et d’exercer des jugements judicieux.
3. Être capable de travailler sous pression dans le cadre dynamique d’une organisation internationale et multiculturelle.
4. Savoir traiter rapidement et efficacement des demandes internes et externes.
5. Pouvoir travailler et coopérer avec d’autres personnes issues d’horizons divers.
6. Afficher d’excellentes connaissances professionnelles et des compétences dans la réalisation des tâches administratives et sectorielles.
7. Avoir de solides compétences en services à la clientèle, de bonnes capacités organisationnelles, l’aptitude à exécuter des tâches variées, avoir le souci du détail et être capable de travailler sous pression et au sein d’une équipe pluridisciplinaire.
8. Avoir d’excellentes aptitudes en communication écrite et orale en anglais ou en français avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
9. Maitriser les logiciels courants de la Banque (Word, Excel, Access et PowerPoint). La connaissance de SAP ou d’autres systèmes ERP serait un atout.
10. Avoir un sens élevé d’initiative, d’enthousiasme et d’esprit d’équipe et être doté(e) de solides compétences et interpersonnelles.
11. Être capable d’interpréter les politiques, directives et procédures de l’ALSF.

 

CONDITIONS PARTICULIÈRES LIÉES À L’EXERCICE DU POSTE (environnement, contraintes), le cas échéant :

 

• Être un(e) citoyen(ne) d’un pays membre de la Banque africaine de développement.
• Être prêt(e) à voyager de temps en temps.
• Avoir un degré élevé d’intégrité, de valeurs morales, de discrétion et de confidentialité.

 

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES

 

• Être titulaire au moins d’une licence en gestion des affaires, commerce, administration ou dans une discipline connexe ; et avoir de préférence une formation supplémentaire en secrétariat/administration/gestion administrative (BTS ou DUT).

Justifier d’un minimum de cinq (5) années d’expérience professionnelle pertinente et pratique à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le bureau d’un cadre de direction, de préférence dans une organisation internationale.

 

Seuls les candidats satisfaisant pleinement aux exigences de l’ALSF et retenus pour une entrevue seront contactés. Seuls les dossiers de candidature enregistrés en ligne avec un curriculum vitae (CV) complet joint seront examinés. Le Directeur de l’ALSF se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé. L’ALSF est un employeur garantissant l’égalité des chances et les candidatures féminines sont vivement encouragées. http://www.afdb.org