Du bist kommunikationsstark, organisiert und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick? Dann bist Du bei uns genau richtig! Als Office Manager bist Du die zentrale Ansprechperson für unsere Mitarbeiter und externe Besucher, sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag und kümmerst Dich eigenständig um alle organisatorischen Aufgaben – von der Unterstützung bei Firmenevents über das Gebäudemanagement bis hin zur Koordination mit Lieferanten und Dienstleistern. Wenn Du Spaß an abwechslungsreichen Tätigkeiten hast und Verantwortung übernehmen möchtest, freuen wir uns auf Deine Unterstützung in unserem schönen Office in Karlsruhe mit mind. (30 Std/Woche).
Deine Aufgaben
Empfang von externen Besuchern sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings
Verantwortung für die Telefonzentrale und Sicherstellung der durchgängigen Erreichbarkeit
Selbstständige Organisation des gesamten Office Managements wie z.B.: Kontakt zu externen Lieferanten und Kunden
Erster Ansprechpartner für alle organisatorischen Themen der Mitarbeiter
Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
Korrespondenz mit Externen in Deutsch und Englisch
Erledigung von Besorgungen und Sicherstellung der Verfügbarkeit notwendiger Ressourcen (frisches Obst, Getränke, Büromaterial, Briefmarken, Möbel, etc. …)
Gebäudemanagement z.B. Planung und Organisation von Umbauten sowie Arbeitssicherheit
Dein Profil
Sicherer Umgang mit MS Office Programmen, CRM (Adressen anlegen) sowie DHL Labeln
Freundliches und sympathisches Auftreten
Teamplayer mit ausgeprägter Kommunikationsstärke und sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste relevante Berufserfahrung im Bereich Office Management/ Organisation
Selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
Führerschein Klasse B
Bereitschaft ausschließlich aus unserem Office in Karlsruhe zu arbeiten
Dein zukünftiger Arbeitsplatz
Ein Unternehmen, das nicht nur vom Startup Charakter spricht, sondern ihn auch im täglichen Miteinander lebt
Unternehmensweite Transparenz und abteilungsübergreifende Kommunikation – wir verstehen uns als ein großes STARFACE Team
Flexible Arbeitszeiten, soweit keine Servicezeiten abzudecken sind
Flache Hierarchien, die im täglichen Miteinander nicht zu spüren sind. Wir führen Kommunikation auf Augenhöhe
Wir haben keinen Dresscode, wir wollen, dass Du dich an Deinem Arbeitsplatz wohlfühlst und authentisch bist
Viel Gestaltungspielraum für Ideen und Lösungen
Betriebliche Altersvorsorge, elektrisch höhenverstellbare Schreibtische, der obligatorische Obstkorb und Getränke verstehen sich von selbst
Regelmäßige Firmenfeiern und gerne auch an Freitagen ein Bier nach Vier mit den Kollegen
