Deine Aufgaben
Als zentrale Anlaufstelle für unser Team liebst du es, wenn alles rund läuft, behältst auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick und sorgst mit deiner positiven Art für eine angenehme Atmosphäre im Office.
- Du bist unser organisatorischer Ankerpunkt im Office, übernimmst klassische Empfangs- und Sekretariatsaufgaben und unterstützt sowohl das Team als auch die Geschäftsführung im Tagesgeschäft.
- Du koordinierst Termine und bearbeitest zuverlässig eingehende Mails, Post sowie Telefonanfragen
- Du kümmerst dich um das Bestellmanagement und die Koordination von Büromaterialien, Dienstreisen und die Abstimmung mit externen Dienstleistern
- Du übernimmst die Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops sowie internen und externen Events (wie z.B. Sommerfest). Hierzu zählt auch die Vor- und Nachbereitung unserer internen Meetingräume
- Du stellst sicher, dass Informationen zuverlässig weitergegeben werden und Aufgaben termingerecht erledigt sind
Dein Profil
- Du hast eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen, organisatorischen oder serviceorientierten Bereich (z. B. Büromanagement, Hotellerie, Eventmanagement)
- Du hast mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, als Teamassistenz oder einer vergleichbaren Rolle
- Du hast eine ausgeprägte Service- und Unterstützungsmentalität sowie eine Hands-on-Arbeitsweise mit hohem Verantwortungsbewusstsein
- Du besitzt sehr gute Organisations- und Priorisierungsfähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben
- Du arbeitest sicher mit MS Office, arbeitest dich gerne in neue Tools und Themen ein und kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch.
- Erste Erfahrung in der Planung und Durchführung von Events und im Umgang mit Eingangsrechnungen sind ein Pluspunkt
Was uns wichtig ist
- Diese Rolle lebt von Präsenz im Office: Du bist unser organisatorischer Ankerpunkt vor Ort und sorgst für klare Abläufe und einen spürbaren Wohlfühlfaktor
- Du entlastest das Team aktiv und arbeitest serviceorientiert sowie lösungsfokussiert
- Verlässlichkeit, Diskretion und eine klare Kommunikation sind für dich selbstverständlich
- Du arbeitest gerne im Team, stimmst dich proaktiv ab und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick
- Teilzeitmodelle (z. B. Jobsharing) sind möglich - gemeinsam finden wir ein Setup, das zu deinem Leben passt
