Full TimeESNorth America
Responsabilidades:
Identificación de necesidades y planificación de compras. Colaborar con las áreas programáticas y administrativas para identificar oportunamente las necesidades de bienes, servicios y consultorías, asegurando que las adquisiciones estén alineadas con los objetivos estratégicos de Ipas LAC.
Gestión de solicitudes de compra. Coordinar y dar seguimiento a las solicitudes de adquisición en los países de intervención, garantizando la claridad en las especificaciones técnicas, los tiempos de entrega y los criterios de calidad requeridos.
Búsqueda y desarrollo de proveedores. Identificar, evaluar y mantener un registro actualizado de proveedores y consultores estratégicos, promoviendo relaciones colaborativas y asegurando su alineación con los valores y metas institucionales.
Evaluación técnica y económica de ofertas. Analizar comparativamente cotizaciones, propuestas y ofertas recibidas, solicitando aclaraciones cuando sea necesario, para garantizar decisiones de compra objetivas, transparentes y costo-efectivas.
Formalización de adquisiciones. Preparar y emitir órdenes de compra y contratos conforme a la Política de Delegación de Autoridad, asegurando la revisión legal, la documentación completa y el cumplimiento de normativas locales y de Ipas Global.
Seguimiento a entregas y cumplimiento de proveedores. Supervisar la entrega de bienes y servicios, verificando calidad, cantidad, condiciones pactadas y tiempos de entrega. Gestionar incidencias y asegurar la satisfacción de las áreas solicitantes.
Gestión de pagos y obligaciones contractuales. Coordinar el proceso de pagos a proveedores y consultores, validando facturas, soportes contables y cumplimiento fiscal en cada país, en coordinación con el área de Finanzas y Contabilidad.
Cierre administrativo de procesos de compra. Ejecutar el cierre formal de órdenes de compra y solicitudes una vez cumplidos los compromisos contractuales, asegurando el registro adecuado en los sistemas institucionales.
Gestión documental y trazabilidad. Mantener actualizados y organizados todos los documentos relacionados con adquisiciones, contratos y pagos en los sistemas institucionales (como Workday), garantizando trazabilidad, integridad y disponibilidad para auditorías.
Cumplimiento normativo y políticas institucionales. Asegurar que todos los procesos de compras se realicen conforme a las políticas internas de Ipas, así como a las regulaciones fiscales, legales y de adquisiciones de los países de operación y del nodo consolidado.
Soporte en procesos de auditoría. Proporcionar información precisa, completa y oportuna durante auditorías internas, externas o revisiones por parte de autoridades regulatorias.
Capacitación y fortalecimiento de capacidades internas. Diseñar e implementar sesiones de capacitación y brindar asesoría continua al personal de Ipas LAC sobre políticas, procedimientos y herramientas de adquisiciones, promoviendo el cumplimiento y la eficiencia operativa.
Mejora continua y análisis estratégico. Identificar oportunidades de mejora en los procesos de compras, proponer soluciones innovadoras y contribuir al fortalecimiento de la función de adquisiciones como un área estratégica para el logro de resultados institucionales.
Perfil:
• Licenciatura en Administración de Empresas, Logística, Ingeniería Industrial o campo relacionado, con especialización o estudios de postgrado en temas relevantes a la posición.
• Experiencia de trabajo con equipos multidisciplinarios y multiculturales.
• Inglés conversacional.
Tiempo/tipo de experiencia:
• Al menos 5 años de experiencia en la gestión de compras, incluyendo la supervisión de solicitudes de compra y la negociación con proveedores.
• Al menos 3 años de experiencia en la preparación y emisión de órdenes de compra y contratos.
• Experiencia en la gestión de pagos y la administración de documentos de respaldo.
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