Operations & Office Manager:in (m/w/d) im Team

Was wir bieten

Wir begleiten anspruchsvolle Bauprojekte zum Thema Sicherheit: große und kleine, konventionelle und innovative, Neubau und Bestand....kurzum, wir machen Orte und Gebäude mit unserer Arbeit immer ein bisschen sicherer. Wissen ist unsere wertvollste Kompetenz. Deshalb leben wir einen intensiven Austausch. Unsere Arbeitskultur ist geprägt von Vertrauen, Flexibilität und Work-Life-Balance. Wir bieten flexible Arbeitszeiten, individuelle Entwicklungsmöglichkeiten und ein hohes Maß an Eigenverantwortung...und eine Menge Spaß miteinander.

Begleite uns ein Stück des Weges und gestalte mit uns gemeinsam die Zukunft. Wir schenken dir unser Vertrauen und den Freiraum, den du brauchst. Setze und verantworte deine eigenen Themen in einer hochinnovativen Arbeitsumgebung. Du wirst Teil eines großartigen Teams sein, das dich braucht.

Deine Aufgaben

In der Rolle als Operations & Office Manager:in (m/w/d) verantwortest du in einem Team die zentralen operativen und organisatorischen Prozesse rund um unsere 8 Standorte, 150 Arbeitsplätze und internen Services – von Assets über Dienstleistersteuerung.

Zu deinen Aufgaben gehören u.a:

Standorte & Facilities

• zentrale Steuerung der Telefonzentrale und Annahme von Anrufen
• Organisation und Betreuung der Standorte gemeinsam mit den Standort‑Verantwortlichen
• Steuerung externer Dienstleister und Lieferanten inkl. Vertragsmanagement
• Überblick über Facility‑Tätigkeiten und Asset‑Kosten

Assets, IT & Systeme

• Beschaffung und Verwaltung der Ausstattung (Asset‑Management)
• Abstimmung mit der IT zur Infrastruktur und Arbeitsplatzstandardisierung
• Pflege von Ticketsystem, FAQs und relevanten Applikationen

Prozesse & Mitarbeiterservices

• Beteiligung am On‑ und Offboarding der Mitarbeiter in Bezug auf ihren Standort und ihrer Assets 
• Pflege von Unternehmens‑ und Kontaktdaten
• Qualitätssicherung und Weiterentwicklung der Prozesse

Was Du mitbringst

Du bringst bereits praktische Erfahrung in operativen Organisations‑ oder Office‑Rollen mit und fühlst dich wohl darin, Verantwortung für eigene Themenbereiche zu übernehmen. Du arbeitest gern als zentrale Schnittstelle zwischen internen Teams, Kunden, externen Partner:innen und administrativen Prozessen. Optimaler Weise hast du eine technisch‑kaufmännische Ausbildung oder Studium.

Wir freuen uns über deine Selbstständigkeit, Professionalität und Herzlichkeit...vielleicht hat du auch schon Erfahrung mit ISO-Zertifizierungen und internen Audits gemacht.

• Du kommunizierst offen, positiv und ehrlich
• Du fühlst dich wohl im Umgang mit digitalen Tools
• Du agierst proaktiv und magst es, abwechslungsreiche Aufgaben zu haben und dich in neue Aufgabengebiete einzuarbeiten
• Du hast Spaß am Arbeiten im Team
• Du hast eine strukturierte Arbeitsweise
• Du hast eine Kommunikationsstärke und ein sicheres Auftreten gegenüber unterschiedlichen Ansprechpartnerinnen 
• Du arbeitest selbstständig, verantwortungsbewusst und hast ein gutes Gespür für Prioritäten 
• Du hast eine Affinität zu digitalen Tools und einer modernen Arbeitsumgebungen
• Du erprobst gern neue unbekannte Tools 

Wenn du dich in dieser Beschreibung wiederfindest und uns gern unterstützen möchtest, dann komm zu hhpberlin und geh den Weg mit uns weiter! Mit deiner Erfahrung und Begeisterung passt du perfekt in unser Team.

Bewirb dich jetzt, gern mit Angaben zu deiner Gehaltsvorstellung. Wir freuen uns auf dich!

Warum wir?

Wir bieten dir: 

• Ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Raum zur Mitgestaltung
• Einarbeitungs- und Weiterbildungsprogramme
• betriebliche Altersvorsorge
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, mobil zu arbeiten
• Ein tolles Team
• Natürlich 30 Tage Urlaub
• Benefits, wie Geburtstagsüberraschungen, Teamevents, BGM, moderne Büroausstattung und vieles mehr...